(Tradução e publicação: IDG Now!)
Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso "responder a todos" e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo.
O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.
Oito dicas de etiqueta para usar o e-mail:
1. Pense antes de escrever
Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso.
2. Seja simples
E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas.
3. Mantenha-o curto
As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender.
4. Faça o campo "assunto" ir direto ao ponto
As pessoas usam o campo "assunto" sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro.
5. Estruture
"Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão", diz Bertolo.
6. Aproprie-se de sua mensagem
Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: "Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?".
7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva
8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado
A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço e-mail dos destinatários em segredo.
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